Quand passer du mail à la lettre ?
Les premiers rappels se font souvent par e-mail : c’est rapide, tracé et suffisant dans la majorité des cas. Quand le client reste silencieux, la lettre marque un cran supplémentaire. Envoyée en recommandé avec accusé de réception, elle montre votre sérieux et constitue une preuve datée, utile si vous devez ensuite engager un recouvrement.
Le calendrier type : quelle lettre, quand ?
Ces délais sont indicatifs : adaptez-les à la relation et au montant. Ce qui compte, c’est la progression du ton et des délais clairs à chaque étape.
- Lettre 1, première relance : quelques jours après l’échéance (J+3 à J+7). Ton courtois, la facture en pièce jointe.
- Lettre 2, deuxième relance : vers J+15. Nouveau délai de 8 jours et rappel des pénalités.
- Lettre 3, troisième relance : vers J+30, en recommandé. Le montant des pénalités est chiffré.
- Lettre 4, quatrième relance : vers J+40, en recommandé. Vous proposez un échéancier.
- Lettre 5, dernier rappel avant mise en demeure : entre J+45 et J+60, en recommandé. Ultime délai de 8 jours.
Ce que doit contenir une lettre de relance
- Vos coordonnées et celles du client (raison sociale, adresse).
- La référence et la date de la facture, le montant TTC et la date d’échéance dépassée.
- Une demande de paiement claire, avec un nouveau délai (souvent 8 jours).
- Entre professionnels : la mention des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de 40 €.
- La date du courrier et, pour la dernière lettre, la mention « avant mise en demeure ».
Client particulier : ce qui change
Les pénalités de retard prévues par le Code de commerce et l’indemnité forfaitaire de 40 € ne s’appliquent qu’entre professionnels. Si votre client est un particulier, retirez ces mentions des lettres 2, 3 et 5. Des intérêts au taux légal peuvent courir à partir de la mise en demeure (article 1231-6 du Code civil). Attention aussi au délai : contre un particulier, l’action en paiement d’un professionnel se prescrit par 2 ans.
Les 5 modèles de lettre de relance
Réf. : facture n° [numéro] du [date d’émission], [montant] € TTC, échue le [date d’échéance] Madame, Monsieur, Sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture citée en référence, arrivée à échéance le [date d’échéance]. Il s’agit peut-être d’un simple oubli. Vous trouverez la facture jointe à ce courrier. Le règlement peut se faire par virement sur le compte suivant : [IBAN]. Si le paiement a été effectué entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce courrier. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. [Prénom Nom]
Réf. : facture n° [numéro] du [date d’émission], [montant] € TTC, échue le [date d’échéance] Madame, Monsieur, Par un courrier du [date de la 1re relance], nous vous avons rappelé que la facture citée en référence restait impayée. À ce jour, nous n’avons reçu ni règlement ni réponse de votre part. Nous vous remercions de bien vouloir régler cette somme sous 8 jours à compter de la réception du présent courrier. Nous vous rappelons que, conformément à nos conditions générales de vente et à l’article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités de retard, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Si vous rencontrez une difficulté, contactez-nous au [téléphone] : nous chercherons une solution ensemble. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. [Prénom Nom]
Réf. : facture n° [numéro] du [date d’émission], [montant] € TTC, échue le [date d’échéance] Madame, Monsieur, Malgré nos relances du [date] et du [date], la facture citée en référence demeure impayée, [nombre] jours après son échéance. Le montant dû s’établit désormais comme suit : – montant de la facture : [montant] € TTC – pénalités de retard au taux de [taux] % par an, depuis le [date d’échéance] : [montant des pénalités] € – indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 € Soit un total de [total] €. Nous vous demandons de régler cette somme sous 8 jours à compter de la réception du présent courrier. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. [Prénom Nom]
Réf. : facture n° [numéro] du [date d’émission], [montant] € TTC, échue le [date d’échéance] Madame, Monsieur, La facture citée en référence reste impayée malgré nos relances du [date], du [date] et du [date]. Si vous traversez une difficulté passagère, nous pouvons vous accorder un échéancier : [nombre] versements de [montant] €, le premier au plus tard le [date]. Merci de nous confirmer votre accord par écrit avant le [date]. À défaut d’accord ou de règlement à cette date, nous serons contraints de vous adresser une mise en demeure de payer. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. [Prénom Nom]
Réf. : facture n° [numéro] du [date d’émission], [montant] € TTC, échue le [date d’échéance] Madame, Monsieur, En dépit de nos relances du [date], du [date] et du [date], la facture citée en référence n’est toujours pas réglée. Nous vous accordons un ultime délai de 8 jours à compter de la réception de la présente pour régler la somme de [total] €, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € comprises. Sans règlement dans ce délai, nous vous adresserons une mise en demeure de payer, puis engagerons si nécessaire une procédure de recouvrement, comme l’injonction de payer. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. [Prénom Nom]
Questions fréquentes
Faut-il envoyer la lettre de relance en recommandé ?
Pour un premier rappel, un courrier simple ou un e-mail suffit. Dès que l’enjeu monte (troisième relance, dernier rappel, mise en demeure), le recommandé avec accusé de réception sécurise la preuve de la démarche et de sa date.
Combien de lettres de relance envoyer avant la mise en demeure ?
Il n’y a pas de nombre imposé. En pratique, deux à cinq relances, d’un ton de plus en plus ferme, avant la mise en demeure. L’essentiel est de garder une trace datée de chacune.
Que mettre dans une quatrième relance ?
À ce stade, le client a ignoré trois rappels. Proposer un échéancier écrit, avec une date limite pour l’accepter, laisse une porte de sortie et prépare la mise en demeure s’il ne répond pas.
Les modèles Word sont-ils vraiment gratuits ?
Oui. Le fichier se télécharge sans inscription. Il contient les 5 lettres, une par page, avec les champs à remplir entre crochets.
Quelle différence entre lettre de relance et mise en demeure ?
La relance invite à payer. La mise en demeure est l’acte formel qui fait courir certains effets juridiques, comme les intérêts au taux légal, et qui précède une action en recouvrement. Elle doit comporter des mentions précises.
Puis-je automatiser tout ça ?
Oui. PayReminder envoie la séquence de relances par e-mail automatiquement, s’arrête dès que la facture est payée, et génère au besoin une mise en demeure en PDF, que vous envoyez vous-même (offres payantes).
Faites-vous payer, sans relancer vos clients
PayReminder suit vos factures, relance automatiquement vos clients et vous montre ce qu’il vous reste à encaisser.
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